Как создать связь двух документов Word или Word и Excel

Как создать связь двух документов Word или Word и Excel

В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.

Связь документа MS Word с данными из других файлов

К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе – где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.

А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.

Работает это так – в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные “малые” файлы с данными.

Как это выглядит? Я создаю три файла:

• Основной (DOC файл, сюда будет “собираться” содержимое из других документов)
• Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
• Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).

Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word

Я хочу, чтобы в “основном” файле была только какая-то вводная информация, а вот вся “динамика” подтягивалась из двух других файлов – сперва подключался заголовок из файла “Дополнительный”, а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла “Данные”. Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только “собрать” готовый финальный документ.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Первым делом открываю “Основной” файл, и ниже “статичного” текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель “Вставка”, и в группе “Текст” нахожу кнопку “Объект”. Здесь в выпадающем меню выбираю “Объект“.

Откроется окно “Вставка объекта”, здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием “Создание из файла” и осмотреться. Хотя название “создание из файла” как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Обратите внимание на флажок “Связь с файлом” – он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего “общего” документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были – обновит и содержимое общего документа. Так-то!

Итак, щелкаем на кнопку “Обзор” и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл “дополнительный” со списком фамилий). Ставим галочку “Связь с файлом” и нажимаем “Ок.”

Если флажок стоит – связанные файлы будут обновляться, флажка нет – данные вставятся всего один раз

Как видите – текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя – если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ “Дополнительный”.

Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно “Вставка объекта”. Указываю в качестве источника свой второй файл – excel-документ “Данные” с таблицей, ставлю флажок “Связь с файлом” и нажимаю “Ок”.

Да, все тоже самое – содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую “вкусную” часть – обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:

• Если просто открыть файл-донор (“Данные” или “Дополнительный”) для редактирования, внести изменения и закрыть их – в “Основном” не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова – да, все данные автоматом обновятся.
• Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в “Основном” мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?

При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи

Ничего особенного не будет – если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: “Документ содержит связи с другими файлами”. Если нажать “Ок”, система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его “составляющих” была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет – встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.

Офисный пакет Windows Office

Windows 7 / 8 / 10 Версия: 2020.9 25.09.2020
Размер файла: 16 Мб.

Windows Office – бесплатно решит «Офисные» проблемы!

Наверняка вам довольно часто приходится работать с офисными документами. Для этого существует множество программ, которые чаще всего распространяются платно. Такие программы имеют довольно большой вес, медленно работают и могут требовать постоянной «докачки» каких-либо файлов для своей корректной работы. Проблема, можете подумать вы. Как же выбрать хорошую программу для обработки документов? На самом деле, решение есть!

Мощный текстовый редактор с крутыми фишками

Таблицы любого размера не проблема для него!

Windows Office — что это за программа?

Windows Office — это бесплатный офисный пакет, позволяющий работать с любыми форматами компьютерных документов. Документы Word, Excel и не только – всё это теперь доступно для работы совершенно бесплатно! Фактически, можно сказать, что вышеописанная программа – это полноценный офис для Windows, абсолютно не отличающийся (а кое-в чём даже и превосходящий) от своего платного аналога. Скачать его можно совершенно свободно!

Зачем покупать? Скачивайте офис бесплатно!

Виндовс Офис — полностью бесплатен, но многие пользователи считают, что платная программа должна работать лучше, чем свободно распространяемая. Наша программа для работы со всеми текстовыми форматами имеет все необходимые функции, и обладает рядом положительных качеств. Одно из них – это малый вес. Часто офисные пакеты занимают довольно много места, из-за чего качать их становится довольно неудобно. Но это не касается Нашего софта!

Скачать наш офис можно максимально быстро, ведь его вес в разы меньше, чем вес его аналогов! Также данная программа обладает большой скоростью работы и очень быстро «откликается» на действия пользователя. Очень многие редакторы «страдают» тем, что очень медленно обрабатывают информацию и в процессе обработки зависают. Это является большой проблемой, ведь если вы не успели сохранить документ, то вполне можете его потерять и потом переделывать заново. Но в Windows Office это проблема решена полностью! Вы сможете без труда обработать даже самые длинные и тяжёлые документы, обработка которых раньше могла вызвать затруднения.

Бесплатно Windows Office

Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10 Версия: 1.0 04.12.2015
Размер файла: 45,2 МБ.

Офис — это неотъемлемая часть Windows!

Офисный пакет для Виндовс – зачем он вам? На самом деле – всё довольно просто. Вы не сможете открыть ни документ без данной программы. Большим плюсом нашего Windows Office является то, что он распространяется бесплатно. Программы на самом деле – это дорогое удовольствие. Современные технологии предлагают к услугам пользователей множество различных программ, но те из них, которые распространяются платно, на самом деле могут себе позволить далеко не все потенциальные пользователи. Да и зачем, когда есть возможность скачать наш офис, программу, ничуть не уступающую другим!

Все плюсы Windows Office уже были перечислены в этой статье в предыдущих абзацах. Так что вы наверняка уже прочли их и точно знаете, почему выберете для своей работы именно её.

Лучший офисный пакет для работы и учебы!

Скачать Windows Office – значит больше не знать никаких проблем с обработкой электронных документов! Тексты и таблицы теперь можно будет всегда редактировать максимально быстро и качественно. Работа с текстовыми документами для многих стала уже привычной необходимостью. Компьютерные технологии, а значит, и документы, проникли во все сферы человеческой жизни. С текстовыми документами и таблицами имеют дело даже врачи и аптекари, продавцы, учителя, преподаватели в ВУЗах – многим представителям этих профессий необходимо время от времени заполнять или составлять какие-либо документы на компьютере. Виндовс офис станет идеальным решением! Простой в использовании, с понятным интерфейсом, лёгкий и функциональный – он станет вашим надёжным помощником в работе и учебе. Скачивайте его и работайте с удовольствием!

Как найти и заменить текст в Microsoft Word для Android — Смартфон — 2021

При работе с большими объемами текста вы можете быстро найти часть, которую вы точно не помните. Это когда функция Microsoft Word найти пригодится. Эта функция позволяет быстро определить все вхождения слова или слова, а также заменить некоторые или все из них чем-то другим, если вам нужно. Вот как это сделать в приложении Microsoft Word для Android.

ПРИМЕЧАНИЕ. Прежде чем приступить к дальнейшим действиям, для форматирования абзацев в документе запустите Word и создайте новый документ и введите текст, либо откройте существующий — перейдите по ссылкам для выполнения необходимых шагов.

Как найти текст в Microsoft Word для Android

Чтобы получить доступ к функции поиска в Word , коснитесь значка увеличительного стекла в верхнем ряду.

Откроется панель « Найти …» . В текстовом поле введите текст для поиска.

После того, как вы ввели некоторый текст, число покажет, сколько раз этот текст был найден в документе, и все его вхождения будут выделены.

Чтобы перейти к предыдущему или следующему вхождению текста, нажмите стрелки « Предыдущая» и « Следующая» на панели « Найти …» .

Вы можете закрыть панель « Найти … », коснувшись значка X с правой стороны.

Как заменить текст в Microsoft Word для Android

Открыв панель « Найти …» , нажмите значок шестеренки с левой стороны, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.

В открывшемся меню установите флажок Заменить, чтобы активировать эту функцию.

На панели « Найти …» появится другое текстовое поле, где вы можете ввести текст, на который хотите изменить оригинал.

После ввода нового текста нажмите « Заменить», чтобы заменить текущее вхождение (отмеченное более темным цветом подсветки) новым текстом.

Чтобы заменить все вхождения в документе, нажмите « Все» .

Как установить дополнительные параметры поиска в Microsoft Word для Android

Функция « Найти» имеет некоторые дополнительные параметры, к которым можно получить доступ, нажав значок шестеренки на панели « Найти …» . Отметив слово соответствия, вы найдете только вхождения, которые соответствуют введенному слову. Так, например, поиск ветра найдет это точное слово, но не найдет окна .

Если установить флажок Match Case, будет найден только текст с одинаковыми заглавными и строчными буквами, поэтому при поиске окон вы найдете это слово, но не Windows .

Когда флажок Звуки, как (английский) установлен, он также позволит вам найти слова, которые звучат похоже на английском языке. Так, например, при поиске вы тоже найдете и сделаете .

Заключение

Хотя Find — не очень сложная функция Word , она абсолютно обязательна в любом приложении для обработки текста. К счастью, Microsoft разработала свое приложение для Android таким образом, что использовать его действительно легко. Кроме того, дополнительные опции действительно удобны. В общем, эта функция имеет все, что вам нужно для поиска текста в ваших документах на устройстве Android.

Обязательно прочитайте нашу серию о приложениях Microsoft Office Android для других подробных учебных пособий об этом пакете производительности. И не забывайте, что вы всегда можете задать свои вопросы в разделе комментариев!

Как найти и заменить текст в Microsoft Word?

Microsoft Word 2013 имеет обширную утилиту поиска и замены, которая может помочь упростить процесс редактирования в ваших документах. Мало того, что вы можете найти все экземпляры слова, .

Как найти и заменить текст в PDF

Файлы PDF (Portable Document Format) находятся в формате конечного целевого файла, и их трудно изменить или отредактировать. Инструменты Adobe Acrobat, однако, позволяют .

Как найти и заменить форматирование в Microsoft Word и Excel

С таким большим количеством параметров форматирования, которые легко доступны на ленте, Find and Replace является редко используемой, хотя и мощной альтернативой. Вот как это использовать.

Замена word и excel

1. ДРУГИЕ ТЕМЫ БЕСПЛАТНОГО СОФТА
1.1. Бесплатный софт, Freeware — основной топик бесплатного софта
1.2. LibreOffice / OpenOffice.org на Ru-board
1.3. Бесплатный софт, Freeware для коммерческого использования , легальный именно в коммерческих конторах
1.4. Виды лицензий — Type of Licence , Свободное программное обеспечение
1.5. Список операционных систем, бесплатных в частности
.
.
2. ОФИСНЫЕ ПАКЕТЫ
2.1. Open Office 3.2.0 от Sun Microsystems и OpenOffice.org, дистрибутив до 180 MB (кроссплатформенный, разработка OpenOffice.org и Sun Microsystems). Официальная русская сборка ("ванильная"). Включает практически все поставляемые словари, небольшую часть словарей надо устанавливать отдельно!
http://ru.openoffice.org/ — русский сайт проекта OpenOffice.org
http://download.openoffice.org/other.html — скачать любую языковую версию (часть сборок в списке отсутствует и доступна только с FTP сайта проекта)
ftp://ftp.stardiv.de/pub/OpenOffice.org/ (основной FTP проекта OpenOffice.org, часто бывает перегружен). ftp://ftp.osuosl.org/pub/openoffice/localized/ru/3.2.0/ версия 3.2.0 русская (зеркало FTP проекта OpenOffice.org)

2.2. Open Office 3.1.1 Pro (Инфра-Ресурс) дистрибутив несколько меньше по размеру, но Инфра-Ресурс настраивает его по своему и исключает многие словари, библиотеку OpenClipart (от версии к версии не изменяется и качается отдельно), часть модулей. Потому размер меньше официального дистрибутива. Имеет и ряд других отличий от официальной сборки. Имеется официальная портабельная версия.
http://www.i-rs.ru/O-kompanii/Novosti/OpenOffice.org-3.1.1-pro — описание
http://www.i-rs.ru/Skachat — скачать

2.3. Go-OO 3.2.0 — дистрибутив около 150 MB, поддержка форматов MS Office 2007, поддержка макросов
http://go-oo.org/ — главная страница
http://go-oo.org/discover/ — рекламный проспект
http://go-oo.org/download/ — скачать

2.3.1. OpenOffice.org Novell Edition for Windows Evaluation 3.2 — сделан на основе Go-OO, дистрибутив около 480 MB, поддержка форматов MS Office 2007, поддержка макросов (требуется бесплатная регистрация на сайте Novell), имеется также платная версия Licensed. Версия Evaluation имеет ограничения — в Calc (65536 строк), нет дополнительных шрифтов, и не имеет встроенных расширений (однако они могут быть подключены отдельно).
http://www.novell.com/products/openofficewindows/latest_version.html — главная страница
http://download.novell.com/Download?buildid=ZpG4kavK9yQ

— скачать
Мое ИМХО — Evaluation версия будет ненавязчиво просить купить Licensed.

2.5. Libre Office на Ru-Board и домашней странице — версия Open Office, развиваемая бразильской командой

2.8. OOO Light , OOO for kids – версии ООО «лёгкая» и для детей (в том числе Portable), 80. 90 ГБ
http://www.educoo.org/ , http://download.ooolight.org/ru/ , http://download.ooo4kids.org/ru/

2.9. KingSoft Office Suite 2012 Free — компактный офис, требуется повторная регистрация каждые 355 дней

2.10 SoftMaker FreeOffice — компактный офис, есть возможность установки как портабельной версии.

3. ОТДЕЛЬНЫЕ ОФИСНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
3.1. Gnumeric 1.10.1. — дистрибутив до 14 MB. Альтернатива MS Excel 2000
http://ru.wikipedia.org/wiki/Gnumeric
http://www.gnome.org/projects/gnumeric
3.2. AbiWord 2.8.3 — замена MS Word 2000, дистрибутивы 6. 31 Mb, не для шедевров, зато компактный, работает с флешек, на маломощных компьютерах и старых MS OS. На Ru-board, Wikipedia
http://www.abisource.com/download/
3.3. SSuite Office — MonoBase (9MB) — компактная альтернатива MS Access, русского интерфейса нет http://www.ssuitesoft.com/freedownloads.htm
3.4. Gimp 2.6.8 – растровый редактор, многоязычный интерфейс и Справка, поддержка плугинов, в т.ч. от PhotoShop полный дистрибутив около 100 MB, скачивается в виде отдельных модулей (включая модули 3D-extrusion.rar, gimp-2.6.8-i686-setup.exe, gimp-gap-2.2.0-setup.exe, gimp-help-2-2.4.0-setup.exe, gimp-pspi-105-setup.exe, pygtk-2.12.1-1.win32-py2.5.exe)
http://www.gimp.org/ — сайт проекта
http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=121075/ — скачать, под FreeBSD 7.1 собирается из портов версия 2.4.7, обновления GIMP-GAP-2.40 и GIMP-HELP-2.42 доступны в исходниках.
3.5. Inkscape — конкурент MS Visio и Adobe Illustrator, 21. 70 MB форум Ru-board
http://www.inkscape.org , http://inkscape.modevia.com/win32/?M=D — загрузка
3.6. Scribus 1.3.6 . – альтернатива MS Publisher, вёрстка печатных изданий, дистрибутив 22 MB http://ru.wikipedia.org/wiki/Scribus , http://forum.ru-board.com/topic.cgi?forum=5&topic=16102#1 , http://www.scribus.net , http://www.softpedia.com/get/PORTABLE-SOFTWARE/Office/Suites-editors/Windows-Portable-Applications-Portable-Scribus.shtml
3.7. OCR CuneiForm V.12 . – система распознавания текста, 36 MB, бесплатная, Open Source
http://www.cuneiform.ru , имеется LINUX-порт под FreeBSD 7.1
3.8. Spread32 — компактная альтернатива MS Excel, 0,5 MB , www.321download.com/LastFreeware/page14.html
3.9. Тестовые файлы ТХТ для проверки программ на распознавание кодировок (обычный текстовый файл) в пяти возможных кодировках (DOS/Win/KOI-8R/ISO-8859-5/UTF-8) – скачать
3.10. КОМПАС-3D LT V11, 100 МB, CAD c некоммерческой лицензией, http://support.ascon.ru/download.php?act=cat&cat=2
3.11. DIA for Windows , ещё один конкурент MS Visio, 13 MB , http://dia-installer.de/index_en.html , http://www.gtk.org/download-windows.html
3.12. NanoCAD , серия полнофункциональных конструкторских инструментов, http://www.nanocad.ru/products/upload.php
что такое полнотекстовый поиск на странице Яндекса,
3.13. Yandex Desktop Search 4,7 MB , поиск файлов на диске, российский, надёжный и неприхотливый
3.14. Windows Desktop Search 5. . .18 MB, поиск файлов на диске, имеется предпросмотр файлов
3.15. Google Desktop Search, от 11 MB, поиск файлов, понимает много форматов, не ставьте на пиратскую Windows
3.16. Locate32 1,3 MB, поиск файлов, в основном по именам файлов
3.17. Sweet Home 3D — приложение для дизайна интерьера с возможностью 3D просмотра, например поможет расположить мебель и фурнитуру на двухмерном плане дома.
3.18. Docx2Rtf — просмотр и конвертирование документов Docx, Odt и других форматов в RTF

2.5. Libre Office на Ru-Board и домашней странице — версия Open Office, развиваемая бразильской командой.

Цитата:

Но бесплатность компенсирует абсолютное большинство реальных и мнимых недостатков проектов Open Office.
Для начинающих малый бизнес Open Office вне конкуренции, покрывая 99% простых офисных потребностей.

Цитата:

Отредактировал :
2.6. SoftMaker Office Portable 2006, 12 MB, компактный и эффективный и
Softmaker Office 2008 > 30 MB

Добавлено:
Engaged Clown

Цитата:

Этим проектом занимаются разработчики из ЮАР, продукт находится в начальной стадии,
поэтому для них важен конструктивный диалог с пользователями.
Приходится идти на уловки, делать много похожих наборов из имеющегося софта

Включил их в шапку потому, что надоело видеть, как в разных офисах и дома народ
пользуется или примитивным проводником Windows или пиратским Total commander.
При том, что есть несколько очень полезных и легально бесплатных инструментов
для повседневной работы с файлами, в особенности офисными залежами документов.
Может быть, список сделаю покороче.

Цитата:

Подправил .

Добавлено в шапку :

C компьютерами работаю давно, но не в привычках дело.
Когда приходится вручную работать с десятками-сотнями тысяч изначально не упорядоченных документов в авральном режиме, самые простые задачи превращаются в очень сложную проблему. Под "офисными делами" можно подразумевать такие разные вещи, что само понятие теряет смысл.

Цитата:

Эта задача слишком похожа на корпоративную, причём не очень популярную.
В шапке есть несколько популярных поисковиков, в некоторых бывает кнопка "найти похожие документы" .
Полезно просмотреть у них расширенные средства описания задачи.

Для пользователей — ИП и их бухгалтеров тема очень живая.

Очень хочется, чтобы было побольше.

Специально создал сайт http://vvdialog.narod.ru, где немного рассказал об этих и других бухгалтерских программах. Показал свои успехи в установке этих программ в Мандриве-Linux.

1. Большое разнообразие видов ПО при отсутствии чётких границ принадлежности к офисным потребностям.
2. Наличие множества видов лицензий, часто даже для одного конкретного ПО, что усложняет его систематизацию в рамках одной темы.
3. Бурная эволюция ПО порождает множество новых программ разного (часто очень плохого) качества, их устаревание и выбывание из оборота, радикальное изменение функциональности, фатальные изменения лицензионной политики, что ещё более усиливает проблемы в пп. 1 и 2

Разных сайтов в поддержку свободного ПО, в том числе крупных уважаемых контор, имеется некоторое количество, например :
http://www.ifap.ru/foss/disc01/index.htm

Добавите сюда и операционную систему PC-BSD UNIX — она сегодня развивается корпорацией iXsystems, Inc. выпускающей рабочие станции и серверы под управлением СПО и на эту ОС есть и офисный и серьёзный рабочий софт классов CAD/CAM/DTP, и игры (последних по моему по численности как всегда много больше чем надо), и всё необходимое. Просто у нас как всегда — если нас кренит, то пока в землю носом не зароемся, так в и будем пикировать. Сказали "сверху" LINUX — и всё, LINUX это модно, кроме него более ничего на свете нет и был он первым и единственным, а до него все машины под DOS/Win работали, а программы в двоичном коде писались. И вообще, бородатый сисадмин только вчера с пальмы слез — вон хвост ещё не отвалился.

Сия отборная глупость активно поддерживается журналистами — им за это не плохо платят, а то что исторически сначала появились ОС на мэйнфреймах способные обеспечить работы десятков задач одновременно, и что когда появились более дешёвые как по себестоимости, так и в эксплуатации мини-ЭВМ (яркий представитель — DEC PDP-11/70) для них были разработаны собственные ОС т.к. ОС для больших машин были слишком ресурсоёмки для них, да и вычислительная нагрузка у мини-ЭВМ меньше чем у типового мэйнфрейма, не говоря уже ВЦ где их обычно стояло несколько, вот тогда в 1967 году фирма Bell Labs создала ОС UNIX, а LINUX появилась как урезанное до предела ответвление (форк) от 4.4 BSD UNIX в 1992 году, и то первое что в ней было сделано это было выкинуто обеспечивавшее надёжность 4.4BSD микроядро

Цитата:

(Линукс Торвальдс, 1992 год, открытое письмо к руководству и сотрудникам DEC где он объяснял нам цели своего проекта и пути их достижения прося грант на разработку своей ОС).

Вопросов думаю нет? Я этот документ, вернее эту выписку случайно у себя в старой рабочей тетради отыскал — чудо что за двадцать лет её не выкинул. Мы тогда над его наполеоновскими планами основательно смеялись — смешать всё в кучу прося денег на свой проект! И вдобавок у кого — у одного из крупнейших тогда игроков UNIX рынка! DEC тогда принадлежало примерно 90% рынка мини-ЭВМ, рабочих станций и серверов применявшихся в финансовом секторе и системах управления воздушным движением.

Замена word и excel

На этом шаге мы рассмотрим основные моменты создания этого документа .

В качестве примера для автоматизации используем пример упрощенного договора купли-продажи, показанный на рисунке 1.

Рис.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

• вводимый в текстовом редакторе Word (постоянный);
• экспортируемый из Excel (переменный).

К тексту, вводимому в редакторе Word , относится текст, который вводится непосредственно в Word и в каждом генерируемом договоре остается без изменений.

Текст, экспортируемый из Excel — отдельные текстовые фрагменты договора, содержимое которых может быть различно, в зависимости от каждого генерируемого договора.

• текст «Договор покупки-продажи»;
• наименования разделов договора;
• пункт 3.1. раздела договора «Дополнительные условия»

• номер договора;
• место заключения договора;
• дата заключения договора;
• пункты разделов «Предмет договора» и «Порядок расчетов»;
• реквизиты сторон.

Созданный файл с этим текстовым документом сохраните на жестком диске под именем Договор в папке Договора купли продажи .

Создание связи между Excel и Word

• перейдите на лист Договор книги База , выделите ячейку В8 и скопируйте в буфер обмена;
• перейдите в текстовый редактор Word , файл Договор ;
• курсором выделите место внедрения объекта — после символа №;
• клавишами Delete или Backspace удалите прочерк, после чего выполните команду Правка | Специальная вставка ;
• в появившемся диалоговом окне Специальная вставка (рисуонк 2) в списке Как выделите Лист Microsoft Excel Объект и активизируйте переключатель Связать . В верхней части диалогового окна указывается Источник — Лист Microsoft Excel Договор !R8C2 , где Реквизиты — имя листа, а R8C2 — восьмая строка, второй столбец листа. В области Результат будет указано: Вставка содержимого буфера обмена как объекта типа рисунок . Вставка связи устанавливает связь с файлом данных. Изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе;

Рис.2. Диалоговое окно Специальная вставка текстового процессора Word

Для выделения внедренного объекта установите на него курсор мыши и щелкните правой кнопкой мыши (рисунок 3).

Рис.3. Внедренный объект элемента связи с Excel

При двойном нажатии на кнопку мыши вы сразу же перейдете на лист Microsoft Excel , являющийся источником связи, причем будет выделена область, с которой установлена связь.

Для замены текста преамбулы, включая дату и место заключения договора, скопируйте в буфер обмена диапазон ячеек А9:С11 на листе Договор и, перейдя в текстовый редактор, выделите весь текст преамбулы, после чего повторите операцию внедрения объекта через диалоговое окно Специальная вставка .

После внесения в договор элементов связи, внешний вид полученного текстового документа Договор будет иметь вид, показанный на рисунке 4.

Рис.4. Внешний вид полученного текстового документа Договор

На документе видны серые ограничивающие линии ячеек электронной таблицы, которые перекочевали в Word вместе с объектами. Для того чтобы от них избавиться, перейдите на лист Excel Договор и, вызвав диалоговое окно Параметры , на вкладке Вид уберите галочку с опции Сетка .