Darbe.ru

Быт техника Дарби
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как перенести таблицу из Excel в Word

Как перенести таблицу из Excel в Word

Microsoft Excel – это мощный инструмент с богатейшим функционалом, который как нельзя лучше подходит для выполнения различных действий с данными, представленными в табличном виде. В Word тоже можно создать таблицы и работать с ними, но все же, это не профильная программа в данном случае, ведь она всё-таки разработана для других задач и целей.

Но порой перед пользователем встает задача – как перенести в текстовый редактор созданную в Экселе таблицу. И далеко не все знают, как это правильно сделать. В этой статье мы детально разберем все доступные способы переноса таблицы из табличного редактора в текстовый.

Содержание: “Как перенести таблицу из Excel в Word”

Обычное копирование-вставка таблицы

Это самый легкий способ для выполнения поставленной задачи. Для переноса из одного редактора в другой можно просто вставить скопированную информацию. Давайте разберемся, как это сделать.

Обычное копирование-вставка таблицы

  1. Первым дело откройте в Excel файл с нужной таблицей.
  2. Далее выделите мышью таблицу (всю или ее определенную часть), которую хотите перенести в Word.

Примечание: У данного метода есть существенный минус. Ширина листа в текстовом редакторе ограничена, а в программе Excel – нет. Поэтому таблица должна быть подходящей ширины, желательно состоящей из нескольких столбцов, причем не очень широких. В противном случае, часть таблицы попросту не поместится на листе и выйдет за границы листа текстового документа.

Но, конечно же, не стоит забывать и о положительном моменте, а именно, быстрота выполнения операции “копировать-вставить”.

Специальная вставка

  1. Первым шагом проделываем все то же самое, что и в описанном выше способе, т.е. открываем и копируем из Эксель в буфер обмена таблицу или ее часть.Специальная вставка
  2. Далее переходим в текстовый редактор и ставим курсор в место вставки таблицы.Специальная вставка
  3. Затем щелкаем правой кнопкой мыши и в меню выбираем пункт “Специальная ставка…”.Специальная вставка
  4. В итоге должно появиться окно с настройками параметров вставки. Выбираем пункт “Вставить”, а из предложенного списка ниже – «Лист Microsoft Excel (объект)». Подтверждаем вставку нажатием кнопки «OK».Специальная вставка
  5. В результате таблица преобразуется в формат рисунка и отобразится в текстовом редакторе. При этом, теперь, если она не полностью помещается на листе, ее размеры можно легко скорректировать как при работе с рисунками, потянув за рамки.Специальная вставка

Вставка таблицы из файла

В предыдущих двух способах первым шагом требовалось открыть и скопировать таблицу из программы Эксель. В этом методе этого делать не нужно, поэтому сразу открываем текстовый редактор.

  1. В верхнем меню переходим во вкладку «Вставка». Дальше – в блок инструментов “Текст” и в открывшемся списке нажимаем на пункт «Объект».Вставка таблицы из файла
  2. В появившемся окне нажимаем «Из файла», выбираем файл с таблицей , после этого кликаем по надписи «Вставить».Вставка таблицы из файла
  3. Таблица будет перенесена в виде рисунка, как и во втором способе, описанном выше. Соответственно, можно менять ее размеры, а также корректировать данные, дважды щелкнув по таблице.Вставка таблицы из файла
  4. Как вы уже заметили, вставлена не только заполненная часть таблицы, а вообще все содержимое файла. Поэтому, перед выполнением вставки удалите из него все лишнее.

Заключение

Итак, вы узнали, как перенести таблицу из Excel в текстовый редактор Word несколькими способами. В зависимости от выбранного метода, отличается и полученный результат. Поэтому, прежде чем выбирать конкретный вариант, задумайтесь, что вы хотите получить в итоге.

Создание документов Word (в Excel VBA) из серии шаблонов документов

Всем привет. Я постараюсь сделать это кратко и просто.

У меня есть

  1. 40 или около того шаблонных документов word с рядом полей (имя, адрес и т. д.), которые необходимо заполнить. Исторически это делается вручную, но это повторяется и громоздко.
  2. Рабочая тетрадь, в которой пользователь заполнил огромный набор информации о человеке.

Мне нужно

  • Способ программно (из Excel VBA) открывать эти шаблонные документы, редактировать значения полей из различных именованных диапазонов в рабочей книге и сохранять заполненные шаблоны в локальную папку.

Если бы я использовал VBA для программного редактирования определенных значений в наборе электронных таблиц, я бы отредактировал все эти электронные таблицы, чтобы они содержали набор именованных диапазонов, которые можно было бы использовать во время процесса автоматического заполнения, но я не знаю ни одной функции ‘named field’ в документе Word.

Как я мог бы отредактировать документы и создать процедуру VBA, чтобы открыть каждый документ, найти набор полей, которые, возможно, потребуется заполнить, и заменить значение?

Например, что-то, что работает так:

Вещи, которые я рассматривал:

  • Слияние почты — но этого недостаточно, потому что оно требует открытия каждого документа вручную и структурирования книги как источника данных, я вроде как хочу противоположного. Шаблоны являются источником данных, и рабочая книга повторяет их. Кроме того, слияние почты предназначено для создания множества идентичных документов с использованием таблицы различных данных. У меня есть много документов, все они используют одни и те же данные.
  • Использование текста-заполнителя, такого как «#NAME#», и открытие каждого документа для поиска и замены. Это решение, к которому я бы прибегнул, если бы не было предложено ничего более элегантного.
Читайте так же:
Где находятся дополнения в яндекс браузере

4 ответа

  • Создание документов word из файла excel с помощью слияния почты

Я пытаюсь создавать документы word с помощью функции слияния почты в Microsoft Word. Чтобы быть как можно более ясным, моя мечта состояла бы в том, чтобы: (1) Поместите все значения для всех создаваемых документов в один документ excel (2) используйте Word для создания шаблона, выбрав.

Просто для начала, у меня ограниченный опыт VBA, и я в основном изменяю вещи,которые я видел в интернете. У меня есть макрос Excel, который извлекает данные из таблицы (или таблиц) в таблице Word. Моя проблема заключается в том, что у меня есть что-то вроде тысячи документов Word, поэтому я хотел.

Прошло много времени с тех пор, как я задавал этот вопрос, и мое решение претерпевало все больше и больше уточнений. Мне приходилось иметь дело со всевозможными особыми случаями, такими как значения, которые поступают непосредственно из книги, разделы, которые должны быть специально сгенерированы на основе списков, и необходимость замены в верхних и нижних колонтитулах.

Как оказалось, недостаточно было использовать закладки, так как пользователи могли позже редактировать документы, чтобы изменять, добавлять и удалять значения заполнителей из документов. На самом деле решение состояло в том, чтобы использовать такие ключевые слова, как это:

enter image description here

Это всего лишь страница из образца документа, в котором используются некоторые из возможных значений, которые могут быть автоматически вставлены в документ. Существует более 50 документов с совершенно разными структурами и макетами, использующими разные параметры. Единственное общее знание, которым делятся документы word и электронная таблица excel, — это знание того, что должны представлять эти значения заполнителей. В excel это хранится в списке ключевых слов для создания документа, которые содержат ключевое слово, за которым следует ссылка на диапазон, который фактически содержит это значение:

enter image description here

Это были два ключевых необходимых ингредиента. Теперь, с помощью некоторого умного кода, все, что мне нужно было сделать, это перебрать каждый создаваемый документ, а затем перебрать диапазон всех известных ключевых слов, а также выполнить поиск и замену для каждого ключевого слова в каждом документе.

Во-первых, у меня есть метод оболочки, который заботится о поддержании экземпляра microsoft word, перебирающего все документы, выбранные для генерации, нумерации документов и выполнения функций пользовательского интерфейса (например, обработка ошибок, отображение папки пользователю и т. Д.)

Эта процедура вызывает RunReplacements , который заботится об открытии документа, подготовке среды для быстрой замены, обновлении ссылок после завершения, обработке ошибок и т. Д:

Затем эта процедура вызывает RunSimpleReplacements . и RunAdvancedReplacements . В первом случае мы перебираем набор ключевых слов для создания документа и вызываем WordDocReplace , если документ содержит наше ключевое слово. Обратите внимание, что гораздо быстрее попробовать и Find кучу слов, чтобы выяснить, что они не существуют, а затем вызвать замену без разбора, поэтому мы всегда проверяем, существует ли ключевое слово, прежде чем пытаться его заменить.

Эта функция используется для определения наличия ключевого слова в документе:

И именно здесь резина встречается с дорогой — кодом, который выполняет замену. Эта рутина усложнялась по мере того, как я сталкивался с трудностями. Вот уроки, которые вы узнаете только из опыта:

Вы можете установить текст замены напрямую или использовать буфер обмена. Я на собственном горьком опыте убедился, что если вы выполняете замену VBA в word , используя строку длиной более 255 символов, текст будет усечен, если вы попытаетесь поместить его в Find.Replacement.Text , но вы можете использовать «^c» в качестве текста замены, и он получит его непосредственно из буфера обмена. Это был обходной путь, который я должен был использовать.

Просто вызов replace пропустит ключевые слова в некоторых текстовых областях, таких как верхние и нижние колонтитулы. Из-за этого вам действительно нужно перебрать document.StoryRanges и выполнить поиск и замену на каждом из них, чтобы убедиться, что вы поймали все экземпляры слова, которое хотите заменить.

Читайте так же:
Можно ли залить тирет в посудомоечную машину

Если вы устанавливаете Replacement.Text напрямую, вам нужно преобразовать разрывы строк Excel ( vbNewLine и Chr(10) ) с помощью простого vbCr , чтобы они правильно отображались в word. В противном случае в любом месте вашего заменяющего текста разрывы строк, исходящие из ячейки excel, приведут к вставке странных символов в word. Однако, если вы используете метод буфера обмена, вам не нужно этого делать, так как разрывы строк автоматически преобразуются при вставке в буфер обмена.

Это все объясняет. Комментарии тоже должны быть довольно ясными. Вот золотая рутина, которая выполняет магию:

Когда пыль осядет, у нас останется красивая версия исходного документа с производственными значениями вместо этих ключевых слов с пометкой hash. Я бы с удовольствием привел пример, но, конечно, каждый заполненный документ содержит полностью конфиденциальную информацию.

Единственное, что осталось упомянуть, я думаю, это раздел RunAdvancedReplacements . Он делает что — то очень похожее-в конечном итоге он вызывает ту же функцию WordDocReplace , но что особенного в используемых здесь ключевых словах, так это то, что они не ссылаются на одну ячейку в исходной книге, они генерируются в коде из списков в книге. Так, например, одна из продвинутых замен будет выглядеть следующим образом:

А затем будет соответствующая процедура, которая соберет строку, содержащую всю информацию о судне, настроенную пользователем:

полученную строку можно использовать так же, как содержимое любой ячейки excel, и передать в функцию замены, которая соответствующим образом использует метод буфера обмена, если он превышает 255 символов.

Итак, этот шаблон:

enter image description here

Плюс эти данные электронной таблицы:

enter image description here

Становится этим документом:

enter image description here

Я искренне надеюсь, что когда-нибудь это кому-нибудь поможет. Это определенно было огромное предприятие и сложное колесо, которое нужно было заново изобрести. Приложение огромно, с более чем 50 000 строками кода VBA, поэтому, если я где-то упомянул в своем коде важный метод, который кому-то нужен, пожалуйста, оставьте комментарий, и я добавлю его сюда.

  • Связи c полей Word и автоматический тексты из встроенного Excel

У меня есть несколько документов Word/шаблонов со встроенными Excel sheets/charts. возможно ли из Excel VBA получить доступ к данным (содержимое закладок, поля, автотексты), которые хранятся в документе Word? Пример данных может быть ID пациента сохраняются в слове автотекст. Код VBA должен быть.

У меня есть довольно простой скрипт excel vba для создания документов word из отдельных шаблонов страниц. Это просто прославленный поиск и замена, чтобы заменить шаблонные ключи для значений ячеек. Когда я пытаюсь скопировать многострочную ячейку в word или вставить vbCr или vbNewLine с помощью.

Раздел текста в документе может быть помечен закладками и присвоено имя переменной. Используя VBA, можно получить доступ к этой переменной и заменить содержимое документа альтернативным содержимым. Это решение проблемы наличия в документе заполнителей, таких как Имя и адрес.

Кроме того, с помощью закладок документы могут быть изменены в текст со ссылочными закладками. Если имя появляется несколько раз в документе, первый экземпляр может быть помечен закладкой, а дополнительные экземпляры могут ссылаться на закладку. Теперь, когда первый экземпляр программно изменен, все остальные экземпляры переменной по всему документу также автоматически изменяются.

Теперь все, что нужно, — это обновить все документы, добавив текст заполнителя в закладки и используя согласованное соглашение об именовании во всех документах, а затем повторите каждый документ, заменив закладку, если она существует:

Вероятно, я могу решить проблему переменных, которые не отображаются в данном документе, используя предложение on error resume next перед каждой попыткой замены.

Спасибо Дугу Глэнси за упоминание о существовании закладок в своем комментарии. Я не знал об их существовании заранее. Я буду держать эту тему в курсе того, достаточно ли этого решения.

Вы можете рассмотреть подход, основанный на XML.

В Word есть функция, называемая Custom XML data-binding, или элементы управления контентом с привязкой к данным. Элемент управления содержимым-это, по сути, точка в документе, которая может содержать содержимое. Элемент управления содержимым «data-bound» получает свое содержимое из документа XML, который вы включаете в файл docx zip. Выражение XPath используется, чтобы сказать, какой бит XML. Поэтому все, что вам нужно сделать, это включить ваш файл XML, и Word сделает rest.

Excel имеет способы получить данные из него как XML, поэтому все решение должно работать хорошо.

Существует много информации о контроле контента data-binding на MSDN (некоторые из которых упоминались в предыдущих вопросах SO), поэтому я не буду включать их здесь.

Читайте так же:
Можно ли восстановить удаленный аккаунт гугл

Но вам нужен способ настройки привязок. Вы можете либо использовать инструментарий управления контентом, либо, если вы хотите сделать это из Word, надстройку my OpenDoPE.

Выполнив аналогичную задачу, я обнаружил, что вставка значений в таблицы была намного быстрее, чем поиск именованных тегов — затем данные могут быть вставлены следующим образом:

.Ячейка(i + 1, 4).Range.Text = «Total:» В этом случае строка 1 таблицы заканчивалась заголовками; строка 2 была пустой, и больше строк не было — таким образом, rows.add применяется один раз, когда было присоединено более одной строки. Таблицы могут быть очень подробными документами, и, скрыв границы и границы ячеек, их можно сделать похожими на обычный текст. Таблицы нумеруются последовательно в соответствии с потоком документов. (т. е. Doc.Tables(1) — это первая таблица.

Похожие вопросы:

Я автоматизировал создание документов word из шаблонов, используя в своем проекте библиотеку объектов Microsoft Word 12.0 , но это недопустимо медленно. Я ищу альтернативы: мне нужно создать.

Агент по недвижимости попросил меня создать программу для автоматизации процесса формирования договоров аренды. В основном весь документ одинаков для большинства сторон, но меняется только пара.

Я пытаюсь удалить недавний документ из меню последние в MS Word, я пытался удалить файл в RecentItems(в Explorer), но все равно мое слово показывает файл в меню последние документы. Я нашел решение.

Я пытаюсь создавать документы word с помощью функции слияния почты в Microsoft Word. Чтобы быть как можно более ясным, моя мечта состояла бы в том, чтобы: (1) Поместите все значения для всех.

Просто для начала, у меня ограниченный опыт VBA, и я в основном изменяю вещи,которые я видел в интернете. У меня есть макрос Excel, который извлекает данные из таблицы (или таблиц) в таблице Word.

У меня есть несколько документов Word/шаблонов со встроенными Excel sheets/charts. возможно ли из Excel VBA получить доступ к данным (содержимое закладок, поля, автотексты), которые хранятся в.

У меня есть довольно простой скрипт excel vba для создания документов word из отдельных шаблонов страниц. Это просто прославленный поиск и замена, чтобы заменить шаблонные ключи для значений ячеек.

У меня есть вопрос относительно объединения содержимого нескольких документов word с использованием VBA в EXCEL . Это может быть очень просто, но я новичок в мире VBA. В настоящее время я могу.

Как лучше всего открыть несколько рабочих документов? Я хочу копировать/вставлять из разных документов word через VBA. Должен ли я открыть новый экземпляр для каждого из них? Мне действительно нужны.

Я довольно новичок в VBA и пытаюсь заполнить уже существующий документ excel на основе документов Word. Документы Word будут иметь три таблицы, а некоторые ячейки станут столбцами Excel. Идея.

Применяем Python и VBA для автоматизированного сохранения документов MS Office в другом формате

03.09.2020 | Виталий Бордачев, г. Иркутск |

Многие из нас привыкли к автоматизации. Чаще всего какие-либо процессы стараются автоматизировать в целях оптимизации, которая выражается в значительной экономии времени, а также в избегании ошибок, обусловленных человеческим фактором.

Однажды нам с коллегами преградила путь к выполнению задачи проблема. Не будем вдаваться в подробности, но суть её заключалась в том, что очень большое количество документов Word, которые предстояло обработать, хранилось в расширении “.xml”, в то время как нам нужно было “.docx”. Такое могло случиться и, например, с таблицами Excel, когда бы потребовалось обновить формат “.xls” до “.xlsx”. Разумеется, сохранение большого количество файлов в нужном формате вручную отняло бы много времени, к тому же, выполняя такую долгую и монотонную работу, можно сбиться и пропустить какой-нибудь важный документ. А если с подобной ситуацией придётся столкнуться в будущем снова, и не раз? Исходя из этого мы приняли решение автоматизировать данный процесс, используя язык программирования Python и VBA (Visual Basic for Applications).

Касаемо MS Word выглядит это следующим образом: программа на Python в цикле открывает файлы документов, находящиеся в нужной папке, а при открытии документа срабатывает макрос VBA, который сохраняет его с расширением “.docx” в папку, созданную ранее также Python. После этого документ закрывается.

Полный код Python представлен далее:

Для работы программы нам необходимо импортировать два модуля: os и subprocess. Основной код находится в функции convert(). Строка 8 отвечает за запрос у пользователя пути к папке с документами, которые требуется сохранить в другом формате. В строках 10 – 15 происходит создание папки для сохранения. Далее в строке 17 запускается цикл, перебирающий исходные документы. В цикле мы проверяем, что данный файл имеет именно тот формат, который нас интересует (здесь помимо xml добавлены doc и rtf). Наконец, открываем документ Word (строка 19), и далее очередь VBA.

Читайте так же:
Как вернуть палитру в фотошопе

Но прежде чем писать код, необходимо проделать несколько действий. Сначала запускаем Word и открываем вкладку «Разработчик»: Файл – Параметры – Настроить ленту, в области «Основные вкладки» ставим галочку рядом с «Разработчик» (для Word 2017).

Далее переходим в появившуюся вкладку и в разделе «Код» нажимаем «Безопасность макросов». Здесь во вкладке «Параметры макросов» нужно выбрать «Включить все макросы…». Подготовка завершена.

Теперь также в разделе «Код» нажимаем на «Visual Basic», откроется окно «Microsoft Visual Basic for Applications…».

Далее в окне «Project – Normal» потребуется два раза щёлкнуть по «ThisDocument» во вкладке «Normal – Microsoft Word Objects» и в открывшемся окне ввести код:

Функция Document_Open() срабатывает сразу при открытии документа. Первым делом проверяется значение булевой переменной trigger – если переменная установлена в True, макрос продолжит выполняться, иначе выполнение завершится. В строке 9 объявляем несколько переменных (& — целочисленные, $ — строковые). Далее в переменной file сохраняем имя документа, в dot_pos – позицию точки, в file_type – формат файла документа. Делаем небольшую проверку, что если формат документа “.docx”, то выполнение макроса также будет завершено. Это сделано для того, чтобы сразу после обработки всех документов можно было открыть какой-то из сохранённых, и макрос не пытался снова сохранить этот документ, что, кстати, вызовет ошибку.

В переменную o_path записываем полный путь, по которому нужно сохранить документ, и затем вызываем другую функцию main(), которая в качестве параметра принимает сформированный путь и непосредственно сохраняет документ, и закрывает его. Здесь завершается первая итерация, далее Python открывает следующий документ и всё продолжается, пока не будет сохранён последний документ.

Таким образом, использование Python в связке с VBA позволило сократить время, которое нужно потратить на сохранение большого количества документов Word в другом формате, в разы. Более того, данный метод применим не только для перезаписи документов Word, он также работает для файлов других программ MS Office, таких как книг Excel и даже презентаций Power Point, с учётом некоторых отличий в названиях объектов. В «Ворде» объект открытого документа называется ActiveDocument, в «Экселе» — ActiveWorkbook, а в Power Point — ActivePresentation. Также будут отличаться значения параметра FileFormat – в статье для Word мы использовали wdFormatDOCX, для Excel это может быть xlOpenXMLWorkbook. Список доступных форматов всегда можно посмотреть на сайте docs.microsoft.com. Что касается кода Python – его изменять не требуется вовсе. Надеемся, что наш опыт будет полезен для вас. Спасибо за внимание!

2021 год

Как экспортировать данные из MS Excel в PDF. Описание и примеры.

Как экспортировать данные с MS Excel в PDF.

В открывшимся окне выбираем Экспорт. Потом нажимаем кнопку Создать PDF/XPS.

Как экспортировать данные с MS Excel в PDF.

Появиться диалоговое окно: Опубликовать как RDF или XPS.

Как экспортировать данные с MS Excel в PDF.

В этом окне, кроме стандартных опций, есть возможность выбрать размер PDF-файла, который будет создан (стандартный или минимальный).

Так же, можно поставить галочку возле опции: Открыть файл после публикации. После сохранения созданного PDF-файла, он откроется автоматически.

Параметры экспорта данных из MS Excel в PDF.

Отдельно нужно обратить внимание на кнопку Параметры… Если на нее нажать, появиться диалоговое окно Параметры.

Параметры экспорта данных с MS Excel в PDF.

В блоке Страницы можно выбрать, что бы все листы (страницы) экспортировались в PDF или определенные. В случае, если указать номера листов, будут экспортированы все листы, которые попали в указанный диапазон номеров листов. Например страницы с 1 по 3.

В блоке Опубликовать можно выбрать вариант, когда будет экспортирован выделенный диапазон (ячеек). Перед тем как начать экспорт, в этом случае, нужно предварительно выбрать диапазон ячеек для экспорта.

Можно выбрать для экспорта всю книгу.

Можно выбрать вариант, когда будет экспортированы выделенные листы. Этот вариант можно использовать, если нужны выбрать отдельные листы (страницы), название которых идут не по порядку. Например лист 1 и 3. В этом случае нажимаем и удерживаем клавишу Ctrl, одновременно выбираем нужные нам листы для экспорта, просто нажав на них левой клавишей мыши.

После того, как все параметры экспорта установлены, нажимаем кнопку Опубликовать, в диалоговом окне Опубликовать как RDF или XPS. В указанном месте появиться PDF-файл.

Дополнительная информация.

Теги структуры документа для улучшения восприятия, это теги в PDF-файлах, которые упрощают озвучивание документа, содержащего оглавления, гиперссылки, закладки, замещающий текст и другие подобные элементы, а также навигацию по нему с помощью средств чтения с экрана и других инструментов для обеспечения специальных возможностей.

Читайте так же:
Где найти направление текста в ворде 2010

Совместимость с PDA/A, это совместимость с стандартом ISO 19005-1:2005. PDF/A является подмножеством формата PDF, из которого исключены некоторые особенности, не подходящие для долгосрочного архивного хранения.

Макрос переноса данных из excel в word

Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.

Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+CCtrl+V не даст нужного результата.

Исходная таблица

В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.

Искажённая таблица

Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Контекстное меню

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:

Выделение строк

  1. Выделить столбцы или строки с исходными данными.
  2. Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.

В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.

Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

Вставка значений

Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».

Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector