Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Word 2003

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Word 2003

Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую подобны друг другу. Прежде, чем приступить к созданию нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохранены в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не потребуется снова создавать стили.

Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия.

Выберите документ, на основе которого будете создавать шаблон.

Несмотря на то, что в Word можно создавать шаблоны тоже "с нуля", положитесь на мой опыт: рекомендуем начинать эту работу на базе имеющегося документа. Можно взять уже готовый документ или создать новый.

Когда вы создаете новый документ, то должны позаботиться о том, чтобы в нем были заложены все необходимые стили, а также текст, особенно тот, который вы постоянно используете в разного рода документах. Например, шаблон этой книги (по крайней мере, пока я пишу книги о компьютерах, а не детективы) содержит все стили, которые в ней применяются. Слово Глава, размещаемое в начале каждой страницы, я включил в шаблон, так как каждый мой документ – это новая глава. То обстоятельство, что данное слово само появляется при создании нового документа, экономит мое рабочее время. Если для создания шаблона используется уже имеющийся документ, прежде всего сделайте на диске его копию (на всякий случай!). Теперь можно вырезать из него весь текст, присутствие которого в шаблоне вам кажется неуместным, а также удалить все лишние графические элементы. Отредактируйте колонтитулы так, чтобы в них остались только те элементы, которые, по вашему мнению, должны присутствовать в шаблоне.

На рис. 17.2 представлен готовый шаблон, в котором содержится и текст, выделенный разными стилями. Помните, что в шаблоне должны содержаться только стили и текст, который будет появляться во всех документах. На рисунке мы видим текст, который обязательно должен быть включен в каждый документ; остальная информация будет вводиться после открытия нового документа, созданного на базе этого шаблона.

Рис. 17.2. С любовью созданный шаблон

На экране появилось диалоговое окно Сохранение документа. Это то самое диалоговое окно, которое использовалось для сохранения любых файлов (подробности в главе 8).

Имя следует набрать в поле Имя файла. Оно должно быть кратким и описательным; слово ‘"шаблон" в имени не используется – Word сам об этом позаботится.

Теперь я должен открыть секрет: документ может сохраняться как документ, а может – как шаблон. После того, как вы выберете тип файла Шаблон документа, Word уже сам позаботится о том, чтобы этот документ был сохранен как шаблон и помещен в специальную папку для шаблонов.

Теперь ваше детище, которое стало называться шаблоном документа, надежно спрятано на диске в специально предназначенном для него месте, где Word хранит все свои шаблоны документов.

Если вы захотите создать другой шаблон, то новый шаблон можно будет построить на основе только что созданного. Например, если существует шаблон Письмо, то на его основе можно создать шаблон для писем другого типа.

Выберите команду Файл › Закрыть или щелкните на кнопке закрытия окна х. Окно с шаблоном документа будет закрыто.

Файл длинный, нужно оглавление – вот лайфхак, который ускорит работу с документами в два раза

В «Ворде» есть классная функция, которая называется «Стили». Каждый стиль – это тип текста. Например, название документа – первый тип, подзаголовки – второй, выделения – третий, основной текст – четвертый. Стилей может быть сколько угодно.

Инструмент упрощает работу с документом: задает типам текста оформление, которое вы выберите, позволяет упростить навигацию по документу и собрать оглавление автоматически.

Первое, что вам нужно сделать для добавления автоматического оглавления, – назначить всем заголовкам в документе стили.

Чтобы сделать это, откройте документ и поставьте курсор на заголовок. В меню во вкладке «Главное» найдите панель стилей и нажмите на «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и так далее. 1, 2, 3 – это уровни заголовков, где 1 – название всего документа или глав, 2 – название подразделов.

Проделайте то же самое со всеми заголовками.

Чтобы проверить, все ли вы отметили, а заодно упростить себе навигацию по документу, откройте вкладку «Вид» и поставьте галочку рядом с полем «Область навигации». Слева от текста появится вкладка, где отобразятся все заголовки.

Можно сказать, оглавление уже создано! Осталось добавить его в документ.

Шаг 2. Добавить оглавление

Переместитесь туда, где хотели бы видеть оглавление, и кликните в это место. Теперь откройте меню «Ссылки» и пункт «Оглавление». Выбирайте «Автоматическое оглавление».

Именно опция «Автоматическое оглавление» подтягивает все заголовки в один список, красиво оформляет его и позволяет потом одним нажатием менять номера страниц, если вдруг вы решите дополнить или сократить текст.

Такое оглавление появится на странице:

Если хотите перенести его на отдельную страницу, поставьте курсор перед оглавлением ил кликните Ctrl + Enter для Windows или Cmd + Enter для MacOs. Оглавление будет перенесено на другую страницу и не сдвинется при редактировании.

Шаг 3. Форматирование оглавления

Вполне возможно, что оглавление сразу придется вам по душе. В этом случае работа с оглавлением закончена. Если вы хотите изменить визуальную составляющую блока (кегль, цвет, шрифт), читайте дальше.

Во-первых, вы можете просто выделить текст в оглавлении и задать ему другое форматирование.

Во-вторых, вы можете задать оглавлению одно из стандартных оформлений.

Для этого в меню «Ссылки» – «Оглавление» выберите пункт «Настраиваемое оглавление».

В нем можно выбрать выравнивание, количество уровней заголовков, а также выбрать заготовленные стили с линейками, отступами, шрифтами.

Шаг 4. Актуализируйте оглавление

Если вы вносили правки в текст, порядок глав или их положение в документе могло измениться. Хорошая новость: вручную перенабирать ничего не нужно.

Вместо этого откройте страницу с оглавлением, нажмите на него и найдите пункт «Обновить оглавление». Выберите подходящий вариант и нажмите «ОК».

Вы великолепны! Легким движением руки оглавление снова сделали актуальным

Кстати, в качестве примера мы создали оглавление к статье «Сколько можно заработать онлайн? – рассказывают сторисмейкеры», которая уже опубликована в TexTerra Daily.

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Как создать документ в Microsoft Word

Microsoft Word – текстовый редактор с широчайшими пожалуй возможностями, с которыми постепенно будем знакомиться на страницах нашего блога. В этой публикации мы рассмотрим базис работы с этой программой. Мы поговорим о том, как в Microsoft Word создать документ, как его сохранить, какие в текстовом редакторе есть основные возможности, на которые на первых порах знакомства с ним нужно обратить внимание новичкам. Работу редактора мы рассмотрим на примере его последней ритейл-версии Microsoft Word 2019, которая во многом с двумя другими версиями идентична из числа актуальных — Microsoft Word 2016 и 2013.

Создание документа

Работа с Microsoft Word начинается либо с открытия существующего документа, либо с создания, соответственно, нового. Создать новый документ можно прямо на главной вкладке приветственного окошка программы. Это будет у нас пустой документ, чистый лист формата А4.

А во вкладке «Создать» у нас будет возможность с вами создать документ Word с использованием коллекции шаблонов. Если образца нужного типа документа не найдется, тогда можно попытаться поискать его в сети.

Сохранение документа

Созданный документ, и неважно, выберем ли мы просто пустой документ, либо же это будет готовый шаблон, нам нужно сохранить его под своим названием в нужном месте компьютера. Жмём «Файл».

Выбираем «Сохранить как».

Далее – «Обзор».

Выбираем путь сохранения на диске компьютера и жмём «Сохранить».

Приступая к работе с Microsoft Word в первый раз на каждом новом компьютере или же в новом профиле ОС Windows, важно сразу настроить под себя параметры автосохранения документов. Это нужно на будущее, чтобы при непредвиденном аварийном завершении работы текстового редактора как можно большая часть проделанной в нём работы осталась сохранённой. Нажмём меню «Файл», внизу слева выберем «Параметры». В окне параметров зайдем в раздел «Сохранение». И указываем самый оптимальный для нас промежуток времени автосохранения документов. По умолчанию в Microsoft Word выставлено 10 минут, но это будет, конечно, мало. Можно выставить минут 5. Выставляем и нажимаем «Ок».

Помимо настройки автосохранения, в процессе работы с текстовым редактором можем вручную сохранять документ. Для этого жмём кнопку в виде дискетки на панели быстрого доступа или клавиши Ctrl+S.

Основные функции в процессе набора текста

Непосредственно работу над пустым документом начинаем с выбора шрифта и его размера в главном меню программы.

Далее выбираем выравнивание текста – по правому/левому краю, посредине, по ширине. Можем выбрать другой, нежели предустановленный, междустрочный интервал. И при необходимости убрать или добавить интервалы до или после абзаца. Но можно и просто делать между абзацами отступы двойным отбитием клавиши Enter.

Если нам нужно изменить параметры самого листа документа, в меню «Макет» можем задать размеры полей, размер (формат) – А4, А3, А5 и т.п., книжную или альбомную ориентацию.

А в меню «Вид» при необходимости включается отображение линейки.

В Microsoft Word действуют общие правила компьютерного набора текста. Если в процессе набора текста нам нужно использовать какие-то символы, которых нет на клавиатуре, ищем их в меню программы «Вставка». Кликаем «Символ» и, если нужный нам символ есть в небольшом перечне, выбираем его. А если нет, открываем полный перечень символов «Другие символы» и ищем то, что надо.

При наборе текста для удобства можно пользоваться функциями отмены ввода, если мы что-то удалили нужное и хотим вернуть это обратно. И также можно использовать повторение ввода – функцию, обратную отмене ввода. Их кнопки размещены на панели для быстрого доступа, и также эти функции можно всегда задействовать клавишами, соответственно, Ctrl+Z и Ctrl+Y.

По умолчанию в программе Microsoft Word включена проверка орфографии. Все грамматические ошибки отмечены красным подчёркиванием, пунктуационные и стилистические – синим. В контекстном же меню на подчёркнутых словах и фразах мы можем посмотреть, как, возможно, правильно пишется то или иное слово, либо как правильно нужно ставить знак препинания. Однако стоит иметь в виду, что автоматизированное средство для проверки правописания Microsoft Word ещё далеко от идеальной реализации, и сомнительные какие-то моменты всегда нужно перепроверять.

Форматирование текста

Программа Microsoft Word может предложить нам огромнейшие возможности в плане форматирования текста. К тексту можем применять различные шрифты, выделение жирным, курсивом, нижним подчёркиванием, цветным маркером и блоком. Можем буквы сделать любого цвета и стиля, в том числе объёмного. Все эти операции есть в главном меню программы. И также в нём есть коллекция из разнообразных стилей форматирования. Это стили, которые можно применять к определённому тексту – названиям, заголовкам, подзаголовкам, цитатам, а также акцентным выделениям и т.п. У каждого шаблона имеются разные стили форматирования, прямо в коллекции в главном меню у нас есть возможность эти стили редактировать на свой вкус и создавать новые.

Но это ещё не всё, существующую тему стилей для форматирования во вкладке программы «Конструктор» можем сменить на другую. И для выбранной темы можем сменить образцы заголовков, их шрифт и цвета.

Ещё по умолчанию в Microsoft Word настроена вставка текста, скопированного из другого источника, с сохранением форматирования этого другого источника (другой программы, веб-страницы в браузере и т.п.). Такое форматирование в себя включает шрифт, его размер, цвет, применённые эффекты, вставленные картинки. Во многих случаях форматирование из другого источника не нужно, нужно вставить только сам текст. И вот чтобы нам не нарушать формат текста, который был задан в документе Microsoft Word, форматом источника, где мы позаимствовали текст, вставлять нужно текст очищенным от форматирования. Делается это не обычной комбинацией клавиш Ctrl+V, а уже Ctrl+Shift+V. Либо же можно использовать параметры вставки в главном меню текстового редактора, в выпадающем списке кнопки «Вставить».

Но можно сделать и так, чтобы у нас по клавишам Ctrl+V и кнопкой «Вставить» вставлялся очищенный от форматирования текст. Для этого нам необходимо в параметрах Microsoft Word, во вкладке «Дополнительно» выставить 4 значения вставки «Сохранить только текст».

Режимы отображения документа

У Microsoft Word есть несколько режимов отображения документа, их кнопки для переключения находятся внизу справа. Двое из режимов предназначены для набора текста – это режим обычного документа и режим веб-страницы. Между ними можно переключаться и выбирать, какой из них для какой ситуации нам больше подходит.

И есть ещё режим чтения, он предназначен для чтения книг и прочих текстовых материалов. Ну и, соответственно, его можно использовать для вычитки разных документов. В режиме чтения нельзя редактировать текст. Но данный режим у нас настраивается: можем выбрать тему, макет, ширину колонки.

Вот это только основные возможности Microsoft Word по созданию документов. Ну а все остальные возможности текстового редактора мы уже узконаправленно рассмотрим в других статьях блога.

КАК ЗАЩИТИТЬ ОТ РЕДАКТИРОВАНИЯ ШАБЛОН ДОГОВОРА В WORD (ВИДЕО-ИНСТРУКЦИЯ)

Работая с договорами, юристам часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда отправленный клиентам договор возвращается с некоторыми неожиданными корректировками в тексте. Я покажу, как можно настроить документ Word, чтобы клиенты могли вносить изменения только в определенных вами местах, а остальные части документа оставались неизменными. Это не сложнее, чем написать СМС одной рукой на 5-дюймовом смартфоне.

Для этого примера используется Microsoft Office Word 2015.

1. Для доступа к необходимым инструментам нам понадобится включить отображение вкладки «Разработчик»:

• Открываем вкладку Файл.
• Нажимаем кнопку Параметры.
• Выбираем группу Настройка ленты .
• В группе Настройка ленты, смотрим в правый блок Основные вкладки (он выбран по умолчанию).
• Устанавливаем флажок в списке справа на строку Разработчик и жмем кнопку ОК.

2. Далее сохраняем документ в формате «Шаблон»:

• Открываем вкладку Файл.
• Выбираем Сохранить как.
• В выпадающем списке раздела Тип файла выбираем Шаблон Word.
• В диалоговом окне Сохранение документа вводим имя файла нового шаблона и жмем кнопку Сохранить.

3. Теперь мы воспользуемся инструментами «Разработчика».

• Ставим курсор в место где хотим расположить редактируемое поле или просто выделяем часть текста, которую собираемся позволить редактировать.
• На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выбираем команду Элемент управления с содержимым «обычный текст» . Это позволит другим пользователям вставить в это место любой текст без возможности форматирования (жирный, наклонный шрифт и т.д.).

4. Прежде чем заняться защитой документа надо объединить все вставленные в документ элементы в группу.

• Ставим курсор в любое место документа и выделяем весь текст сочетанием клавиш: CTRL+A.
• На вкладке Разработчик в группе Элементы управления жмем кнопку Группировать и выбираем команду Группировать.

5. Настало время заняться непосредственно защитой документа. Когда ваш документ будет защищен пользователи смогут заполнять только установленные элементы, а остальная часть документа будет недоступна для редактирования.

• На вкладке Рецензирование справа выбираем Защитить и далее жмем Ограничить редактирование.
• Нас интересует пункт Ограничения на редактирование – ставим в нем галку на Разрешить только указанный способ редактирования документа.
• Далее в выпадающем меню выбираем Ввод данных в поля форм.
• Ниже в пункте Включение защиты жмем Да, включить защиту.
• Придумываем и вводим два раза пароль и жмем ОК. Сложность пароля на вашей совести.

Вот собственно и всё. Защищая таким образом блоки текста типовых договоров от редактирования, можно сократить в разы средние сроки согласования… и сохранить свои ценные нервы.

Blog of Khlebalin Dmitriy

Иногда бывает необходимость создать документ, например договор или нечто подобное, для того чтоб основной текст править было невозможно, а определенные строки или поля, можно было изменять. Сегодня как раз об этом.

В моем случае это Word 2013. Это важно, так как если изначально документ предоставлен в формате Word 2003 (*.xls), то многие поля возможности далее будут недоступны.

Пересохраняем документ в формат Word 2013 (или *.xlsx)

— Далее вкладка Файл — Параметры — Настройка ленты — список Настройка ленты: — поставьте флажок Разработчик — OK;

— Вкладка Разработчик — группа Элементы управления — Элемент управления содержимым «форматированный текст» (если навести мышь на кнопку и подождать несколько секунд, то появится всплывающая подсказка). В документ будет вставлен элемент управления содержимым

— Выделите поле, щёлкнув по маркеру, который находится в верхнем левом углу, — вкладка Разработчик — группа Элементы управления — Свойства — поставьте флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить — OK;

— Напечатайте под полем какой-нибудь текст, например: «г. Москва»;

— Вкладка Разработчик — группа Защита — Ограничить редактирование. Справа появится область;

— В этой области поставьте флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа: — выберите в списке Ввод данных в поля форм — Да, включить защиту — если необходимо, то можно указать пароль, чтобы защиту не смогли отключить — OK;

— Проверяем результат. В поля, которые мы определили, мы можем вводить текст, а изменять текст за пределами этих полей уже невозможно (поставить курсор за определенными нами поля также не получится). Что мне собственно и требовалось.

В итоге, получаем некий документ, в котором можно править только определенные поля, в моем случае они обозначены желтым цветом.