Darbe.ru

Быт техника Дарби
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Задание 4. Создание шаблона бланка предприятия

Задание 4. Создание шаблона бланка предприятия

Многие из вас представляют, что такое фирменный (типовой) бланк. Это лист бумаги, на котором различными способами (типографским, ризографическим, при помощи принтера) нанесены некоторые реквизиты. Как правило, в качестве реквизитов выступают эмблема предприятия, его наименование, юридический адрес, контактные телефоны, факс. Такие бланки используются для служебной переписки, приглашений, благодарностей, юбилейных поздравлений и т. п.

Подготовить фирменный бланк можно при помощи текстового редактора и сохранить в виде файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время и, дополнив текстом, сохранить как новый документ.

Задание 1. Создание эмблемы

Создание эмблемы предприятия — дело ответственное. Обычно создание эмблемы поручают художнику, дизайнеру или специальной фирме, занимающейся подобными заказами.

С момента создания и утверждения эмблема становится лицом фирмы. Отныне ее изображение будет украшать фирменный бланк предприятия, визитные карточки администрации, «бейджи» (идентификационные карточки сотрудников, прикрепленные к их одежде), титульные листы докладов и презентаций и многое другое.

Вам предстоит создавать вышеназванные документы, поэтому попытаемся создать эмблему предприятия, сотрудниками которого вы являетесь на время обучения. Предприятие оказывает услуги населению в виде обучения, консультаций, помощи в организации производства. За основу эмблемы возьмем первые буквы полного названия предприятия «Менеджмент, новации, технологии» — МНТ.

Для создания эмблемы выберем встроенный инструментарий деловой графики текстового редактора Word.

Технология работы

1. Создайте изображение аббревиатуры предприятия «МНТ» при помощи WordArt:

• откройте коллекцию WordArt, щелкнув на панели рисования на кнопке Объект WordArt;

• выберите из коллекции стиль оформления текста (рис. 14.21) и нажмите ОК;

• введите первую букву надписи «М» и нажмите ОК;

Появившийся объект будет выделен маркерами, при помощи которых можно настроить размер символа. Желтым маркером устанавливается его наклон.

• на появившейся панели WordArt выберите инструмент Свободное вращение и поверните символ;

• повторите такие же действия для букв «Н» и «Т»;

• расположите символы друг относительно друга так, как показано на рис. 14.25;

• выделите все три объекта, щелкнув на панели рисования на стрелке выделения и обведя их мышкой;

• сгруппируйте объекты: Действия > Группировать.

2. Создайте фон эмблемы, воспользовавшись инструментом рисования автофигур (рис. 14.22).

• откройте меню Автофигуры и выберите из галереи подходящую фигуру, например, трапецию;

· прорисуйте выбранную фигуру на рабочем поле листа;

· щелкните на кнопке Объем и выберите в открывшемся меню вид объема (рис. 14.23);

· при помощи панели Настрой ка объема задайте глубину объема 25 пт (рис.14.24).

3. Соедините аббревиатуру и фон.

• свободно вращайте трапецию при помощи инструмента Свободное вращение;

• наложите трапецию на композицию из созданных ранее букв «МНТ»;

• переместите трапецию за буквы: Действия > Порядок > На задний план;

• добейтесь хорошего сочетания (рис. 14.25).

4. Сгруппируйте эмблему.

• выделите оба объекта при помощи стрелки выделения и мыши;

• сгруппируйте объекты в один объект: Действия>Группировать.

5. Сохраните документ в папке Организационные в файле с именем Эмблема.

Задание 2. Создание варианта эмблемы с расшифровкой аббревиатуры

Научитесь создавать дополнительный вариант эмблемы для фирменного бланка предприятия с расшифровкой аббревиатуры.

Технология работы

1. Создайте надпись с расшифровкой аббревиатуры МНТ. Для этого:

• выберите инструмент Надпись и создайте надпись к эмблеме (рис. 14.26);

• установите параметры надписи: шрифт Bookman Old Style, размер 16, начертание Жирный; для рамки надписи Цвет Линий (Нет линий);

Менеджмент

Новации

Технологии

Рис. 14.26.Расшифровка надписи на эмблеме

2. Поместите рядом с надписью копию созданной ранее эмблемы (рис. 14. 27).

3. Выделите мышью оба объекта и сгруппируйте эмблему с надписью (Действия > Группировать).

4. Преобразуйте созданные варианты эмблемы в рисунки. Для этого:

• вставьте объект в формате рисунка (Правка > Специальная вставка > выбрать формат Рисунок).

5. Установите положение каждого рисунка в виде символа в тексте. Для этого:

• выполните действие Формат > Рисунок > вкладка Положение/в тексте

6. Сохраните варианты эмблем в папке Организационные в файле с именем Эмблема.

Задание 3. Сохранение вариантов эмблемы в глоссарии

Деловая переписка изобилует повторяющимися элементами (фразами, обращениями, словесными оборотами), поэтому имеет смысл создать библиотеку типовых элементов документа. Среда Word позволяет создать такую библиотеку (глоссарий). Глоссарий Word может содержать не только фрагменты текста, но и рисунки, например, эмблему предприятия, часто используемые значки (телефон, книгу, ножницы и т. п.).

Читайте так же:
Можно ли брать в самолет складной нож

Технология работы

1. Откройте файл Эмблема из папки Организационные.

2. Выделите графический объект Эмблема.

3. Создайте новый элемент автотекста: Вставка > Автотекст > Создать.

4. Введите имя элемента: Эмблема_МНТ, затем нажмите ОК.

5. Проделайте то же для расширенного варианта эмблемы Эмблема_расш.

Задание 4. Создание шаблона бланка предприятия

Технология работы

1. Установите формат бланка.

• создайте новый документ: Файл > Создать > Новый документ > отметить Шаблон, ОК;

• установите режим задания формата документа: Файл > Параметры страницы;

• на вкладке Поля установите поля по образцу на рис. 14.29;

• щелкните на кнопке По умолчанию для использования установок во всех документах, использующих этот шаблон;

• подтвердите изменение параметров, щелкнув на кнопке Да (рис. 14.30);

• на вкладке Размер бумаги установите формат А4 и ориентацию Книжная;

• щелкните на кнопке По умолчанию; затем нажмите ОК;

• установите отображение установленных границ документа на листе: Сервис > Параметры > вкладка Вид > отметить флажком Границы текста.

ПРИМЕЧАНИЕ.

Заметим, что установленные вами поля могут быть неприемлемыми для того принтера, который будет использован при распечатке документа. Особенно это касается матричных принтеров. Чтобы проделанная в первом пункте работа не оказалась бесполезной, следуетлибо всегда использовать один и тот же принтер, подключенный непосредственно к вашему компьютеру, либо позаботиться о программной установке типа принтера, на котором предполагается делать распечатку, для Word.

2. Установите тип принтера.

• вызовите окно настройки печати: Файл > Печать (рис. 14.31);

• если в строке Принтер имя принтера, на котором предполагается печать, указано правильно, щелкните на кнопке ОК;

• при несовпадении типов принтеров выберите в списке Имя другое имя принтера, и нажмите ОК (рис. 14.32).

3. Добавьте в бланк эмблему

• определите верхний колонтитул: Вид > Колонтитулы > Верхний колонтитул;

• вставьте из глоссария расширенный вариант эмблемы предприятия: Вставка > Автотекст > Автотекст > выбрать из списка Эмблема_расш;

• выделите вставленную эмблему и установите выравнивание по центру: Формат > Объект > Положение > установить горизонтальное выравнивание По центру;

• закройте панель настройки колонтитулов.

4. Продольный реквизит используется в разных документах, поэтому его следует поместить в глоссарий.

• напечатайте текст: 198333, Санкт-Петербург, Ленинский пр., 117 корп. 3. Тел. 142-35-45, факс (812) 142-35-35;

• выделите текст и подберите шрифт, размер и начертание при помощи экранных настроек или в окне настройки шрифта: Формат > Шрифт > вкладка Шрифт (например шрифт Book Antiqua; размер 11);

• поместите реквизиты предприятия в глоссарий: Вставка > Автотекст > Создать >Продольный_адрес.

5. Реквизиты предприятия (адрес, № телефона, № факса) помещаются в нижней области бланка. Удобно использовать для этого нижний колонтитул. Добавьте в бланк реквизиты. Для этого:

• определите нижний колонтитул: Вид > Колонтитулы > Нижний колонтитул;

• вставьте автотекст из глоссария в нижний колонтитул: Вставка > Автотекст >Автотекст > выбрать Продольный_адрес;

• выделите текст колонтитула и выровняйте его По центру;

• закройте панель настройки.

В конечном счете должен получиться бланк, подобный приведенному на рис. 14.33.

6. Сохраните шаблон бланка

• выберите команду сохранения файла: Файл > Сохранить как. ; документ при открытии был объявлен как шаблон, поэтому появляется окно с предложением записать бланк в папку Шаблоны (рис. 14.34);

• введите имя файла: Бланк;

• щелкните на кнопке Сохранить;

• узнайте местонахождение папки с шаблонами пользователя: Сервис > Параметры > вкладка Расположение: расположение папки Шаблоны пользователя.

Шаблоны в Microsoft Word

Здравствуйте, уважаемые читатели. Ранее мы с вами учились создавать документы в Ворде, где я вскользь коснулся шаблонов. Сегодня мы рассмотрим что такое шаблоны Word, как их использовать, создавать, сохранять изменять. Статья будет полезной тем, кто часто работает с однотипными (шаблонными) документами. Вы сможете один раз оформить содержимое, после чего лишь применять это оформление к каждому новому файлу.

Проще говоря, шаблон – это уже оформленный (частично или полностью) документ, в который достаточно только ввести свои данные. В состав шаблона входит форматирование (в т.ч. стили), текст, объекты Word (изображения, диаграммы, схемы и др.), стандартные блоки, а так же, пользовательские вкладки, команды и макросы.

Компания Майкрософт предлагает нам большой выбор уже готовых шаблонов различной тематики. Большинство из них доступны для загрузки на ресурсах разработчика.

Читайте так же:
Как включить беспроводную гарнитуру

Как создать документ Word на основе шаблона

Чтобы создать новый документ на основе шаблона, запустите Word или нажмите комбинацию Ctrl+N в запущенной программе. Откроется окно создания нового документа. В основной его части появится список рекомендуемых и личных шаблонов с миниатюрами. Выберите нужный и кликните по нему и нажмите «Создать». Если шаблон отсутствует на вашем компьютере, он будет предварительно скачан.

Если в списке нет нужного шаблона – попробуйте его найти. Вверху окна есть поле поиска, в котором нужно ввести короткий запрос по тематике и нажать Enter . Например, введем «Портфолио», посмотрим, что получилось.

Если найден подходящий шаблон – кликайте по нему и нажимайте «Создать». После загрузки шаблон прикрепится к новому документу. Далее уже дело за Вами, заполняйте его контентом.

Если у Вас уже есть готовый шаблон – кликните по нему дважды мышью в проводнике Windows. Программа создаст на его основе новый документ. Готовые шаблоны могут располагаться где угодно на компьютере, вы сами определяете куда их сохранить. По умолчанию они могут сохраняться в папку Компьютер – Документы – Пользовательские шаблоны Office .

Как присоединить шаблон к документу

Часто в организациях предусматривают различные корпоративные бланки, оформленные в определенной цветовой гамме с применением различных стилей. Если нужно создать такой бланк с нуля – воспользуйтесь описанным выше способом. Если же документ уже создан и нужно переопределить его шаблон со стилями – это можно сделать так:

  1. Выполните на ленте Разработчик – Шаблоны – Шаблон документа . Откроется окно настройки шаблона. Если у вас на ленте нет вкладки «Разработчик» — прочтите этот пост, чтобы добавить вкладку на ленту;

  1. В окне нажать Шаблон документа – Присоединить;
  2. В окне проводника найдите нужный шаблон, дважды кликните по нему и нажмите Ок.

Шаблон будет применен к документу, изменится внешний вид слов и предложений, для которых определены стили и цвета из темы.

Как создать собственный шаблон Word

Как бы ни были хороши шаблоны от Майкрософт, однажды Вам понадобится создать свой шаблон в Ворде. Вы будете применять такое оформление, которое удобно вам и вашим читателям. Это отличный способ сформировать собственный «образ» документа или все тот же корпоративный документ с единой цветовой схемой, шрифтом и т.п.

Создать свой шаблон очень просто. Для этого создайте рабочий документ и отформатируйте его вручную. Задайте шрифты, цвета, фигуры. Когда весь макет будет готов – сохраните документ, как шаблон. Например, выполните Файл – Сохранить как . Выберите место, где будет храниться ваш шаблон, а в окне проводника установите тип файла «Шаблон Word». Если будете использовать макросы или VBA – «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Теперь создавайте новые файлы на основе этого шаблона. При сохранении, программа не будет изменять файл шаблона, а предложит создать новый текстовый документ Ворд на основе того самого шаблона, но с новыми данными.

Чтобы изменить шаблон — откройте его, как обычный документ, измените оформление и снова сохраните, как шаблон (с тем же именем или с новым).

Конечно, можно не заморачиваться с шаблоном, а просто заменить содержимое оформленного файла, после чего сохранить его под новым именем. Звучит гораздо проще, чем создавать шаблон. Но представьте, что вы нажали «Сохранить» вместо «Сохранить как» при первой записи нового документа. Вместо создания нового файла, программа сохранит изменения в старом. Старый файл будет заменен на новый и вернуть его уже не получится. Так что, шаблоны однозначно незаменимы.

Может быть, обывателю шаблоны покажутся слишком сложными и бесполезными. Но если вы должны соблюдать фирменный стиль, утвержденные цвета и шрифты, без шаблонов не обойтись. То же касается профессиональных пользователей Microsoft Word, у которых работа с программой занимает львиную долю рабочего дня. Когда можно экономить время на оформлении, почему бы это не делать? Я делаю и вам рекомендую – пользуйтесь шаблонами!

В следующей статье мы рассмотрим стили текста и как они делают за нас сложную и, порой, скучную работу. Заходите и читайте, вам это точно пригодится!

Какой размер у стандартного бейджика? Как сделать шаблон для бейджика в MS Word и распечатать его на принтере. Пошаговая инструкция.

Шаблон бейджа в WordБейджики – отличный способ для идентификации сотрудников, они создают доверительную атмосферу между партнерами на семинарах, тренингах, презентациях и других мероприятиях. Минимальный объем информации ориентирует потенциального клиента и помогает направить ход беседы в нужное русло. Помимо личных данных владельца, на изделии, как правило, изображают фирменный логотип. Данная статья поможет вам подготовить полноценный шаблон для бейджика любого размера и распечатать его на принтере. Внизу статьи находится ссылка на шаблон бейджика стандартного размера.

Читайте так же:
Можно ли брить голову электробритвой

Определяемся со стандартным размером

Основной принцип выбора размера бейджа — это объем информации, который необходимо на него поместить и доступный, под такой размер, карман для бейджа. Для стандартных бейджей, где располагается ФИО, должность и логотип компании, достаточно формата 90х60мм. Бейджи для сотрудников ЧОП, как правило, изготавливаются размером 100х70мм, а для массовых мероприятий обычно делают большие бейджи формата А6 (105х148мм). По нашей статистике основной размер карманов для бейджей заказывают под вкладыш горизонтального формата 90х60 мм. В данном примере будем исходить именно из этих габаритов.

Создаем шаблон для бейджика в MS Word

Пошаговая инструкция по подготовке шаблона в Ворде к печати бейджей необходимого размера.

ШАГ 1

Создаем новый документ в MS Word и выбираем ориентацию листа. В зависимости от версии программы — это делается во вкладке «Разметка страницы» или «Макет». Для бейджа горизонтального формата лучше всего использовать альбомную ориентацию, для бейджа вертикального — книжную. В нашем примере мы будем делать бейджик горизонтального формата, поэтому на вкладке «Разметка страницы» выбираем Альбомная.

Выбираем ориентацию страницы (старая версия Word)

Выбираем ориентацию страницы (новая версия Word)

Для обеспечения максимального рабочего пространства на листе нам необходимо уменьшить отступы от края документа: «Разметка страницы или Макет — Поля — Узкие».

делаем узкие поля

Делаем узкие поля (новая версия Word)

ШАГ 2

Теперь, вставляем на наш лист таблицу, для этого в панели быстрого доступа выбираем «Вставка — Таблица — 3 х 3» (или любое другое необходимое количество ячеек).

Вставляем таблицу для бейджей (старая версия Word)

Вставляем таблицу для бейджей (новая версия Word)

Появилась нужная нам таблица и теперь необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на крестик, который расположен в верхнем левом углу сетки.

Шаблон таблицы для бейджа

В контекстном меню, которое загорелось на экране, выбираем раздел «Свойства таблицы. «.

Свойства таблицы

Для начала, выбираем вкладку «Строка» и задаем высоту строки — 6 (см), размер — точно и убираем галочку «Разрешить перенос строк на новую страницу». На вкладке «Столбец» ставим ширину столбца — 9 (см). Если вам необходимы другие размеры, то указываете их.

Настраиваем высоту бейджа

Настраиваем ширину бейджа

Таблица готова, её ячейки получили заданный нами размер.

Готовая таблица для шаблона бейджа

ШАГ 3

На этом шаге приступаем к верстке первого бейджа. Необходимо вписать в начальную ячейку таблицы два обязательных поля — это ФИО и должность. Для ФИО, обычно, используется более крупный размер шрифта, чем для должности. Так же, на бейджике, в зависимости от его назначения, можно разместить фотографию человека и дополнительные поля — это название компании и название мероприятия на котором он используется. Желательно вставить в верхний угол ячейки логотип организации, для которой мы печатаем бейджи. Делаем это стандартным способом: «Вставка — Рисунки» и после выбираем сохраненную картинку на компьютере. Для уменьшения размера картинки выделяем её и тянем внутрь за необходимую зону воздействия. Устанавливаем текст и картинку правильных размеров и переходим к следующему абзацу.

Вставка логотипа бейджа

Форматируем текст бейджа

Теперь, нам необходимо скопировать содержимое нашего бейджа в другие ячейки. Для этого помещаем курсор на конец надписи и тройным щелчком левой кнопки мышки, Word выделяет нам всю необходимую область. Нажимаем «CTRL + C» для копирования данных и переводим курсор на знакомый нам крестик в верхней части таблицы и нажимаем на него.

Выделяем ячейку с бейджем

Выделяем таблицу

Word выделает нам всю таблицу и нам остается нажать сочетание «CTRL + V», чтобы шаблон нашего бейджика появился во всех ячейках таблицы.

Вставка бейджей в таблицу

Вручную меняем поле с ФИО и должностью для каждого бейджа и переходим к разделу печати.

Распечатываем бейджик на принтере

Для распечатки страницы с бейджиками нажимаем «CTRL + P» и в открывшемся окне нажимаем кнопку Печать. На данном этапе вам остается аккуратно вырезать по линиям таблицы прямоугольники и вставить их в специальный карман для бейджа.

Надеемся, что вы с легкостью выполнили наш тренировочный урок по созданию шаблона бейджика в Word, и теперь сами сможете создать бейджи под необходимый размер. Также, в нашем магазине можно купить карманы для бейджей с различными держателями: ленты, шнурки, клипсы, ретракторы. Стандартные решения для сотрудников можно посмотреть по ссылке в этом разделе.

Шаблоны документов

1

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части. Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Читайте так же:
Как восстановить несохраненный документ word 2016

Открытие шаблона

8

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа. Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны. Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать. Если данный шаблон размещен на портале Office . com , в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MS Word используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

Создание шаблона на основе пустого документа

Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

7

Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»

В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».

В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.

Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

Создание шаблона на основе существующего документа

2

Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

3

выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;

укажите имя файла нового шаблона,

полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

4

Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

6

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

Читайте так же:
Можно ли восстановить смс после удаления

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

ВНИМАНИЕ. Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Как быстро заполнить грамоты и другие документы WORD с помощью инструмента СЛИЯНИЕ

ya

Многие из нас сталкиваются с тем, что учащимся, их родителям нужно выдать большое число грамот, благодарственных писем и т.п.

Как правило, это отнимает у учителя много времени.

Алгоритм таких действий обычно у всех примерно одинаковый:

  • Создаем шаблон грамоты
  • Методом копирования и вставки заполняем шаблон на одного ученика из списка
  • Печатаем грамоту
  • И повторяем пункты 2-3 для всех учащихся из списка.

Все это занимает довольно много времени. Вероятность испортить красивые бланки довольно большая.

Для грамоты на одного учащегося нужно скопировать и вставить примерно четыре поля, каждый раз переходя из одного окна в другое или добирать данные вручную.

gramota

Пример фрагмента шаблона грамоты (красным цветом выделены поля, которые нужно заполнять для каждого учащегося).

Данный процесс можно ускорить если для заполнения шаблона использовать инструмент «слияние», который расположен на вкладке «Рассылки» текстового редактора MS Word.

Рассмотрим процесс создание грамоты помощью инструмента «Слияние» более подробно.

Для создания данного шаблона нам необходимо выполнить следующие действия:

  1. Создать шаблон грамоты в MS Word
  2. Создать таблицу с данными на каждого учащегося в MS Excel
  3. Выполнить процесс слияния
  4. Настроить поля
  5. Вывести грамоты на печать

Процесс создания шаблона я описывать не буду, так как шаблон вы можете взять любой и подготовить его самостоятельно таким каким он вам нужен.

Рассмотрим следующие действия на примере шаблона грамоты, представленного на первом рисунке.

Красным цветом выделены поля, которые необходимо вводить для каждого учащегося.

Для автоматизации процесса заполнения мы создадим в программе MS Excel таблицу с данными (такую таблицу лучше заранее раздать учителям которые формируют списки учащихся для выдачи грамот, чтобы они заполнили ее и тогда вам останется только настроить поля при слиянии документов).

При создании таблице в первой сроке указываем названия полей

gram1

После заполнения таблицы, ее необходимо обязательно закрыть, дать название.

Когда шаблон и список готовы, переходите к процессу слияния. Для этого открываете шаблон в программе Ms Word и переходите в меню «Рассылки»

gram2

Нажимаем на стрелочку справа от надписи «Начать слияние» и выбираем пункт «Пошаговый мастер слияния»

gram3

В правой части вашего документа откроется окно «Слияние»

gram4

Необходимо нажать на ссылку «Этап 1 из 6», затем на ссылку «Этап 2 из 6».

gram5

После выполнения этих действий вы окажетесь на закладке «Этап 3 из 6». Далее нажимаете кнопку «Обзор» и выбираете файл с таблицей с данными для заполнения шаблона.

gram6

Третий этап мастера «Слияние» пошаговая инструкция.

После того как вы открыли файл с данными, приступайте к расстановке полей в шаблоне. Для этого выделяем поочередно поля которые выделены были в шаблоне красным цветом.

gram7

gram8

gram9

Входите в пункт «Вставить поле слияния» и выбираете нужное вам поле

gram10

Вставка полей в шаблон.

После того, как вы вставите в шаблон все поля, документ примет вид, представленный на рисунке.

gram11

Вид документа после вставки полей.

Теперь нажимаем на кнопку Просмотреть результаты и с помощью кнопок навигации просматриваем грамоты

gram12

Вид документа после включения режима «Просмотреть результаты».

Для печати всех грамот одновременно или заданного диапазона необходимо нажать на кнопку «Найти и объединить» и выбрать пункт «Печать документов». В появившемся окне выбираем вариант действий, например выведем на печать диапазон грамот с 1 по 3

gram13

Выводим данные на печать

gram14

Указываем диапазон для вывода на печать

Данным шаблоном можно пользоваться многократно.

Только помните, что при каждом открытии программа будет запрашивать у вас выполнить запрос к данным, на запрос необходимо ответить утвердительно.

gram15

Запрос на доступ к данным из таблицы MS Excel

Надеюсь данный материал поможет вам сократить временные затраты при работе с подобными документами.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector